대부분의 쇼핑몰 사장들은 다른 직원들보다 일찍 출근한다. 당연해 보이는 듯한 이 말에 많은 의미가 내포되어 있다. 한 회사의 사장, 즉 대표는 그 회사의 모습을 반영한다. 특히 매일같이 얼굴을 대면하는 소규모 쇼핑몰 업체에선 더더욱 그렇다. 사장은 좀 늦게 출근하더라도 직원들은 출근에 대한 패널티를 주면 된다고? 본인이 늦게 출근하는데 직원들이 늦게 나왔는지 일찍 나왔는지 어떻게 알겠는가? 다른 직원에게 물어보면 될 것 같은가? 힘을 모아 일해도 모자랄 판국에 직원들끼리 갈라지기를 바라지는 않을 것이다. 출근 기록기를 쓰면 된다고 생각할지 모르나, 중간급 직원들이 막내에게 대신 찍어달라고 부탁할 경우는 어떻게 할 것인가? 막내 입장에서는 사장 대신 일을 시키고 지시를 내리는 권한을 가진 사람이 중간급 직원이므로, 거절하기가 쉽지 않다. 그러니 이런저런 고민을 하기보다 일찍 나오는 편이 낫지 않을까? 사장이 자리를 비우면 대신 책임져줄 사람이 아무도 없다. 또한 늦게 출근하는 사장의 태도를 직원들은 따라 하게 되니, 본인은 늦게 출근하면서 직원들에게만 일찍 출근하라는 이율배반적인 태도는 직원들에게 절대 신뢰를 줄 수 없다. 신뢰를 주지 못할 경우 이직률이 높아지기 때문에 업무 공백으로 인한 피해는 곧 쇼핑몰의 몫이며, 이에 대한 책임은 사장이 져야 한다. 그러므로 출근은 직원들보다 일찍 하는 것이 좋다.
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사장이라고 편하게 일하기를 기대하지 말라, 명색이 사장인데 여유를 부려도 괜찮지 않냐고? 그런 식으로 폼 잡지 말기 바란다. 여유와 어리광의 대가를 다른 직원들이 대신 책임져줄 것 같은가? 천만에 말씀이다.
쇼핑몰 매출이 평준화되고 일이 자연스럽게 돌아가는 단계에서 자칫 사장들은 할 일이 없는 것처럼 느껴지게 된다. 창업을 준비하는 사람들은 쉽게 이해하지 못할 수도 있지만, 이미 쇼핑몰을 운영한다면 알 것이다. 괜히 자리만 지켜봐야 직원들이 눈치 보는 것 같고, 분위기만 안 좋은 듯 느껴진다.
이 정도 단계라면 포장은 포장 담당자들이 하고, 관리 또한 각 파트의 담당자들이 한다. 예전에는 부족한 인원만큼의 업무 공백을 사장이 메웠지만, 그 단계가 넘어가면 그때부터는 무얼 해야 할지 모른다.
예를 들어, 출근해서 이메일을 확인하고, 주문을 확인하고, 필요한 재고를 정리하여 매입 준비까지 업무를 처리하는 데 처음엔 3시간이 걸렸다고 하자. 이 패턴화된 일상이 반복될수록 3시간이 2시간으로 줄어들고, 2시간이 1시간으로 줄어들 수 있다. 매출이 떨어지기라도 하는 날엔 10분 만에도 끝난다. 예전에는 3시간의 비중을 두어 처리하던 업무가 1시간 만에 끝나면 2시간이라는 공백이 생긴다. 이때 친한 거래처 사장을 만나러 간다든지, 인터넷 서핑을 하면서 낄낄거린다든지, 시간을 흘려보낼 우려가 있다. 이는 잘못된 방법이다. 직원들의 경우 업무가 할당되면 업무를 처리하고 맡은 업무가 끝나면 하루 일과를 마감하지만, 사장은 쇼핑몰의 업무를 맡지 않는 이상 공백과도 같은 시간들이 늘어날 수 있다. 그렇다고 시간 죽이기를 하면 안 된다. 이 또한 스스로 깨닫지 못하면 어쩔 수 없지만, 점검하여 고치려는 노력이 필요하다.
그렇다면 어떻게 고치는 것이 좋을까? 시간 관리에 대해 많은 책을 보고 스스로 고치려는 노력을 해왔는데, 그중
가장 효율적인 방법을 소개하도록 하겠다.
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먼저 하루 일과 중 본인의 업무가 빨리 처리되었든, 업무가 줄어들었든, 업무가 아닌 쉬는 시간이 많은 듯 느껴진다면, 작은 수첩(몸이나 가방에 늘 지니고 다닐 수 있는 사이즈가 좋다)을 준비한다. 항상 옆에 두고 1시간 간격으로 본인이 한 일을 체크한다. 그리고 이것이 잘 지켜지지 않는다면 30분 간격으로 시간을 줄여라. 이 방법은 아주 간단해 보일 수 있으나 실천하기는 어렵다. 중간중간 발생하는 예기치 못한 일들(전화 업무가 바빠서 전화를 받았다든지, 갑자기 거래처와 약속이 잡힌다든지, 직원이 나오지 않아 업무 공백을 처리한다든지 등)을 처리하다 보면 기록이 잘되지 않기 때문이다. 그러나 가급적 1주일이나 2주일 동안 꼭 기록해 보고 검토하기 바란다.
기록되지 않은 시간대가 있다면 이 시간대는 본인이 시간을 잘 활용하지 못한 것으로 생각하라. 즉, 매일 12시에서 1시 30분 사이가 기록되어 있지 않다면 이 시간대를 활용하지 못한 것으로 간주한다는 뜻이다. 그리고 반복적인 업무가 기록되어 있다면 이는 규칙적인 시간대에 업무화시킬 수 있는 일이다. 가령 5~6시 사이에 장부 기록을 했다고 하자. 이럴 경우 그 시간대에 장부를 기록하는 것이 본인이 맡을 수 있고 맡아야 하는 업무가 되는 것이다. 이 방법을 몇 주간 하다 보면 업무 시간 내에 자신에게 남는 시간대, 남지 않는 시간대를 파악할 수 있다.
이러한 절차가 끝나면 남는 시간에 회사를 위해 무엇을 해야 할지 생각하고 하루에 1~2개씩 업무를 추가한다. 기록을 검토해 보니 1~2시 사이에 한 일이 없거나 불필요한 행동을 하고 있다면, 그 시간대에 할 수 있는 업무를 찾아 추가하는 것이다. 광고 방법을 찾는다든지, 광고사 활용 방법을 찾는다든지 새로운 업무를 찾아 추가하는 것이다. 새로운 업무를 추가할 때는 많은 업무를 추가하려 욕심 부리기보다는 1주일이나 2주일에 하나씩 실천하기 쉽도록 여유를 두고 꼭 필요한 업무들을 추가한다. 많은 업무를 추가하려 하면 부담과 거부감을 느끼기 쉬우므로 제대로 실천하기 어려울 수 있다.
참고로 필자의
하루 일과표를 첨부한다. 모든 쇼핑몰 사장들이 이런 일과에 따라 업무를 하진 않겠지만 참고하기 바란다.
● 9:00 업무 시작
● 9:00~9:30 이메일 확인, 업무 일정, 거래처의 상품 매입 단가 확인(상품 가격이 환율에 따라 차이가 있으므로 매입 단가 변동이 큰 편이다. 그래서 별도의 업무로 매입 단가를 확인해야 한다.)
● 9:30~12:00 경쟁 업체들과의 가격 비교 및 변동된 단가 수정, 신상품 등록
● 12:00~13:00 점심시간
● 13:00~16:00 신상품 위주의 상품 관리 및 전화 업무
● 16:00~17:00 거래처 결제(월, 수, 금). 화, 목요일의 경우 광고사의 광고 효과 검토 및 새로운 광고 찾기(효율적인 광고 업무를 위해 주 1회 이상은 신경 쓴다. 불경기를 겪게 되면서 새로 추가한 업무이기도 하다.)
● 17:00~19:00 장부 정리. 그날 매입, 매출, 비용에 관한 전표를 장부에 기록한다.
《쇼핑몰 사장학》 허상무. e비즈북스
