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<스마트 세일즈>중에서.김종욱,이연주.e비즈북스.8월 출간



스마트 세일즈

저자
김종욱 지음
출판사
e비즈북스 | 2012-08-10 출간
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경제/경영
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스마트 기기의 활용 능력이 당신의 실적을 결정한다!『스마트 세일...
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나만의 오피스를 만드는 첫 걸음 클라우드 서비스


클라우드의 모태는 웹하드라고 볼 수 있다. 웹하드란 하나의 아이디를 공유하여 자료를 공유하는 인터넷 서비스다. 이런 웹하드는 USB나 외장하드의 분실을 대비할 수 있으나 스마트 기기 등과 쉽게 연동하지 않아 노트북과 이동형 모뎀이 없으면 외근 지역에서 사용하기 어려웠다. 그리고 지속해서 사용하려면 금전적인 부담이 필요했다. 이런 문제점을 최대한으로 해소한 것이 바로 클라우드다. 클라우드는 많은 양의 자료를 가지고 다니고 일정 변동의 가능성이 높은 설계사에게 꼭 필요한 소프트웨어로서 많은 장점이 있다. 특히 개인적으로 활용하는 것뿐만 아니라 팀 업무 공유에도 유용하다.



클라우드 활용 사례


설계사 A는 상담이 끝난 후 다음 약속 장소를 가기 위해 지하철에 몸을 실었다. 바삐 이동하는 중에 갑자기 팀장에게 전화가 와서 내일 오전에 자리를 비우니 다음주 실적 예상표를 지금 달라고 하는 것이다. 하지만 A는 지금 사무실에 들어갈 수 없으며 설령 갈 수 있다 해도 너무 멀리 떨어져 있어 돌아가려면 상담 약속을 취소해야 했다. 만약 이런 상황이라면 어떻게 대처할까?


팀장에게 양해를 구하고 다음 날 제출하거나 아니면 종이에 써서라도 문방구를 찾아 팩스로 발송해야 할 것이다. 하지만 팀에서 클라우드를 이용하고 있으면 이런 고민을 하지 않아도 된다. A는 지하철 안에서 클라우드에 저장한 실적 예상표 양식을 받아 자신의 실적을 작성해 업로드했다. 팀장은 클라우드를 통해서 팀원들이 업로드한 실적 예상표를 확인하고 정리하여 지점장에게 보고할 수 있었다.


또 다른 사례이다. 모든 일정을 마치고 사무실로 돌아가는 설계사 B에게 한 통의 전화가 걸려왔다. 내일 만나서 O.P를 하기로 한 고객이 급한 업무 때문에 약속을 지금으로 바꾸자는 내용이었다. 하지만 B는 오늘 일정에 필요한 자료와 고객의 정보를 작성하는 양식지만 준비했기 때문에 여분이 없었다. 사무실로 돌아가 다시 가지고 나오기에는 시간이 너무 촉박했다. 그렇다면 다음을 기약해야 할까?


그렇지 않다. B는 클라우드에 저장한 사진이나 MS 오피스 문서를 활용하여 무리없이 상담을 진행할 수 있었다. 덕분에 영업 기회를 놓치지 않았고 며칠 뒤 청약까지 진행했다. 만약 클라우드가 없었다면 고객과 다시 약속을 잡고 일정을 조정하면서 많은 시간을 낭비했을 테지만 클라우드 덕분에 고객은 그가 준비성이 있으며 굉장히 프로다운 사람이라고 평가할 것이다.




∷ 애플에서 개발한 아이클라우드는 스마트폰, 아이패드, PC가 모두 하나로 이루어질 수 있다는 것을 예시로 잘 보여준다 (출처: 애플 공식 사이트)



클라우드의 장점


첫째 스마트 기기와 연동이 매우 편리하다. 클라우드 서비스를 사용하면 PC에서 작업하던 내용을 태블릿 PC, 스마트폰에서도 이어서 할 수 있다. 이처럼 클라우드가 지닌 ‘업무의 지속성’이란 장점은 스마트 기기의 오피스화에서 빠질 수 없는 요소이다. 설계사는 이동 중에 떠오른 생각과 필요한 자료에 대해 메모를 하고 클라우드와 연동한다. 잊어버리고 진행하지 못한 업무가 있어도 클라우드와 연동했다면 PC에서도 내용을 확인할 수 있으니 업무의 진행이 가능하다. 이처럼 업무 진행을 지속할 수 있어 설계사의 시간도 절약된다. 그리고 자료 하나를 만들 때 계획을 메모하지 못했거나 어디서부터 해야 할지 몰라 많은 시간을 낭비했던 적이 있을 것이다. 이럴 때 결국 자료 만드는 것을 포기하고 가지고 있는 자료만 활용하게 되어 자신의 세일즈가 더 이상 변화가 없다며 열등감을 느끼는 설계사들도 많이 있다. 하지만 꾸준한 메모 습관과 클라우드 연동으로 자신의 업무가 발 빠르게 움직이고 풍부하게 발전되고 있다는 것을 느낄 수 있을 것이다.


둘째 팀 영업 활동 시 빠른 진행이 가능하다. 과거에는 팀 단위로 단체 세미나 영업을 진행하면 많은 시간이 소모됐다. 먼저 회의에서 세미나 대상, 장소, 주제, 내용, 발표 등을 정하기 위해 팀원들이 각자 역할을 분담했다. 그러면 대부분 설계사는 이 프로젝트를 위해 평소보다 일정을 느슨하게 잡으며 사무실에 앉아 웹사이트를 통해 정보를 검색하고 오피스 문서를 활용하여 작업했다. 그렇게 완성된 문서를 취합하여 팀장에게 보고해도 끝나지 않는다. 다시 검토와 수정을 위해 회의가 소집되고 참석하지 않은 팀원에게 전화해서 내용을 확인한다. 하지만 클라우드를 이용한다면 이런 불필요한 단계를 과감하게 잘라낼 수 있다. 역할을 분담한 후 고객과의 약속 중간 생기는 여유 시간에 할 수 있다. 클라우드에 업무 진행 사항을 수시로 올리면서 팀원들과 서로 교류하며 참고할 수 있고 웹을 통해 검색한 내용을 링크만 걸어두면 언제든지 확인할 수 있다. 보고가 완료되면 팀장이 확인해서 수정 사안만 다시 클라우드에 올리면 된다. 확정된 업무는 간단한 회의로 마무리한 후 세미나 영업을 진행할 수 있다. 클라우드를 통한 팀 업무 진행으로 중간에 발생하는 견해 차, 불필요한 논쟁을 피할 수 있으며 굳이 세미나 영업이 아니어도 다양한 업무에 적용해 활용할 수 있다.


셋째 USB와 외장하드의 분실 염려가 줄어든다. 모 설계사가 있다. USB를 자주 잃어버려 모든 자료는 언제나 컴퓨터에 저장해 두었고 인터넷 뱅킹은 아예 포기해버렸다. 그러다 보니 몇만 원을 입금하기 위해 은행을 찾아다녔고 미처 자료를 챙기지 못해 사무실로 다시 돌아왔다가 나가기를 여러 번 반복해야 했다. 체력의 급격한 소모는 물론이고 황금 같은 시간을 길거리에 버리고 있었다. 그제야 상황을 알게 된 필자가 곧장 클라우드를 PC에 설치해주었고 게임 용도로만 사용하던 스마트폰에도 같은 클라우드 애플리케이션을 설치했다. 영업에 활용할 문서를 클라우드에 모두 저장하고 스마트폰으로 실행하니 놀라움을 감추지 못했다. 그리고 은행 방문 없이도 가능한 스마트폰 뱅킹도 알려주었다. 지금 그 설계사는 USB는 공인 인증서를 저장하는 용도로만 활용하고 있으며 가지고 다니지 않는다. 클라우드를 활용하는 많은 사람이 더 이상 USB를 찾지 않고 꼭 필요하거나 만약을 대비한 자료, 프로그램들만 외장하드에 담아두고 보관한다. 그리고 USB가 평균 2만 원의 가격인데 클라우드를 이용하면 이 비용마저 고스란히 절약할 수 있다.



클라우드를 활용한 자료 제작


자료를 만들고자 주제를 선정하고 계획했다면 스마트 기기로 웹사이트에 접속하여 참고할 만한 자료와 이미지를 클라우드에 저장한다. 기존 자료에서 활용되거나 참고하고 싶은 내용도 메모한다. 중간에 생기는 여유 시간에는 카페에서 태블릿 PC로 작업한다.


완성된 자료는 팀장이나 선배 설계사들에게 검토를 받아서 활용한다. 보통 신입 설계사의 경우 연습삼아 지인인 가망 고객에게 설계사가 스크립트를 자연스럽게 익힐 수 있도록 하는 R.PRole-Playing를 유도한다. 동료 설계사와 따로 시간을 잡아 연습하지 않고 친분이 있는 고객을 통해 더욱 효과적인 연습을 할 수 있다. 이때 설계사의 자투리 시간은 매우 유용하게 활용되어 최적의 컨디션으로 활동할 수 있는 기반이 생기게 된다.








<스마트 세일즈>중에서.김종욱,이연주.e비즈북스.8월 출간






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posted by e비즈북스 2012.07.30 11:15




스마트 기기로 만드는 효율적인 세일즈


신입 설계사들이 자주 저지르는 실수가 있다. 바로 일정 관리가 매우 비효율적이라는 것이다. 무조건 계약을 하는 것에 급급해 효율적인 상담 약속보다는 가능성이 있으리라 예상되는 약속을 우선시하여 정하다 보니 이동 시간이 길어지며 체력이 빠르게 소진된다. 이렇게 소진되는 체력은 수면시간 6~7시간으로 회복되지 않는다. 오히려 영업 실적 대비 비효율적인 장거리 이동 때문에 자신의 건강과 정신력을 떨어뜨리는 역효과를 불러온다. 보통 3~6개월 차의 설계사들이 지속력 있게 영업을 이어가지 못하는 이유도 바로 여기에 있다.


설계사는 무조건 사무실이라는 물리적인 장소로 출근하여 매니저에게 금일 영업 일정을 보고하고 영업에 필요한 자료를 준비해서 출력하는 것으로 하루를 시작한다. 외근으로 고객과 만나 상담하고 사무실로 돌아와 지난 영업 결과를 보고하는 것으로 업무를 마친다. 이를 위해 ‘사무실-상담 장소-상담 장소-사무실’로 이어지는 회귀성 이동을 하느라 이동시간에 상당한 시간을 소비한다. 또한 사무실로 복귀하여 영업 결과를 보고한 후 필요한 자료 준비와 업무 정리를 위해 지친 체력을 이끌고 PC 앞에 앉는다. 혹시라도 저녁 약속이 있다면 이 모든 일을 다음 날로 미루어야 한다. 이리저리 일에 치이다 보면 업무 정리를 위해 주말에 가족과의 시간이나 휴식도 갖지 못하고 사무실에 붙들려 있어야 한다. 하지만 스마트 기기의 도움을 받아 나만의 오피스를 구축한다면 영업이 한결 수월해질 수 있다. 예를 들어 지도 애플리케이션을 활용해 서울을 강북, 강서, 강남, 강동 네 개의 지역으로 나누어 고객 분포를 확인한다. 월요일에는 강남구 삼성동, 역삼동 인근에 있는 고객, 화요일은 강서구 목동, 여의도에 있는 고객을 만난다고 기준을 정해 놓는다. 그렇게 정한 기준으로 T.A를 하면 동선이 더욱 좁아지고 시간의 효율적인 관리가 가능하다. 보통 먼저 약속된 고객이 있는 지역을 위주로 일정을 잡아가면 된다. 10년 차 이상이 되어야 느낄 수 있는 고객이 나를 쫓고 있다는 느낌을 한, 두 달이면 체험할 수 있게 된다. 먼저 가망 고객들을 표시한 지도 애플리케이션을 통해 지역별로 고객과의 약속을 정할 수 있다.





또한 스마트 기기를 활용한 일정 관리의 시작은 실수를 줄이고 금전, 체력의 낭비를 자연스럽게 없애준다. 그만큼 스마트 기기를 통한 세일즈의 변화는 여러 가지 장점을 가지고 있다.




스마트 기기를 통해 얻을 수 있는 세일즈의 변화


스마트 기기를 통한 세일즈 활용의 범위는 무궁무진하다. 영업의 효율성을 높여주는 대표적인 장점은 아래와 같다.


첫째 클라우드 연동으로 인한 오피스 환경의 빠른 구축이다. 개인과 조직에 맞게 어떻게 클라우드를 활용해서 세일즈에 적용할 것인지 계획을 세운다. 무작정 클라우드 서비스부터 당장 실행하라는 것이 아니다. 먼저 자신이 하고 있는 영업 방식과 속해있는 조직의 업무 방식에 대해 분석을 한다. 어떤 업무에서 어떤 방식으로 클라우드를 이용하고 활용할 것인지 계획을 세워두는 것이다. 업무에 필요한 자료를 클라우드에 저장해두고 평소에도 활용하는 것은 물론 비상시에도 유용하게 대처할 수 있다.


둘째 고객을 위한 맞춤 프레젠테이션이 가능하다. 대부분의 보험 회사에서 설계사에게 제공하는 자료는 PDF 파일을 이용한다. PDF 파일은 태블릿 PC에서 프레젠테이션을 할 때 발군의 능력을 발휘한다. 설계사는 제공받은 PDF 파일을 굳이 출력할 필요 없이 태블릿 PC에 받아 두어 고객 상담을 할 때 활용하면 된다. PDF용 애플리케이션으로 문서를 보여주는 것은 물론 형광 펜 마킹, 메모 삽입까지 가능하다. 이외에도 노트북보다 가벼운 태블릿 PC는 설계사의 짐을 덜어줄 뿐 아니라 세미나 영업을 할 경우에도 프레젠테이션 도구로 이용할 수 있다. 문서 리더 애플리케이션으로 PC에서 만든 파워포인트를 보여줄 수도 있고 스티브 잡스 덕분에 유명해진 키노트Keynote나 최근 각광을 받고있는 프레지Prezi를 통해 효과적인 프레젠테이션으로 사용될 수 있다.


셋째 가방의 부피가 줄어든다. 필자가 세일즈를 위해 가방에 넣고 다닌 것은 태블릿 PC와 충전기, 이어폰, 회사 홍보용 자료, 그 날 계약을 하기로 한 고객의 청약서 그리고 연습장과 펜이었다. 주머니에는 지갑과 스마트폰만 소지하고 있었다. 스마트 세일즈를 하기 전에는 양이 많아 정리도 되지 않는 서류 파일과 만약을 대비한 자료들로 가방의 무게가 상당했다. 하지만 태블릿 PC가 있으니 고객이 자료를 요청하면 바로 그 자리에서 메일로 발송하면 됐다. 연금보험을 상담하기로 한 고객이 종신보험에 대해 물어보면 클라우드에서 자료를 찾아 굿리더GoodReader 애플리케이션이나 프레젠트 패드Present Pad 애플리케이션을 활용하여 당황하지 않고 자연스럽게 상담을 이끌어 갈 수 있었다. “제가 오늘은 미처 준비를 하지 못했으니 다음에 뵈면 안내해드리겠습니다”라며 다시 O.P를 하기 위해 약속을 잡지 않아도 됐다. 스마트 세일즈를 하기 전보다 많은 고객을 만났음에도 가방이 무겁지 않으니 한결 더 좋은 컨디션을 유지할 수 있게 된 것이다.




∷ 포켓 인포먼트로 정리한 일정


넷째 설계사 자신의 습관을 바꾸어준다. 앞서 언급했듯 스마트 세일즈가 주는 장점이자 핵심은 바로 ‘메모’다. 무겁게 다이어리를 들고 다니지 않아도 스마트폰에서 일정을 관리할 수 있다. 무엇보다 다이어리 같은 종이 수첩은 칸이 좁아 많은 내용을 적을 수 없지만 일정 관리 애플리케이션이나 메모 애플리케이션 등을 활용하면 제약 없이 많은 양의 메모를 언제 어디서나 기록할 수 있고 분실 위험 없이 안전하게 보관할 수 있다. 설계사에게 메모는 꼭 필요하고 중요한 습관이다. 꾸준하게 영업 활동을 지속하게 해주며 자기 자신도 나태해지지 않을 수 있다. 기록한 메모는 클라우드를 통해 PC에서 확인하고 그를 토대로 새로운 자료를 만들 수 있으며 고객 DMDirect Message을 제작할 때도 첨부하여 활용할 수 있다. 이처럼 혹시나 싶어 기록한 메모는 세일즈 프로세스에서도 다양한 방면으로 사용된다. 그리고 필요한 오피스 프로그램(워드, 파워포인트, 엑셀)도 태블릿 PC로 작업하여 굳이 사무실에 얽매이지 않아도 내가 원하는 공간에서 언제든지 작업을 할 수 있다. 여유 시간은 누구보다 자유롭게 활용할 수 있고 업무 시간에는 미리 준비해둔 메모로 더욱 부지런하게 작업할 수 있다.


설계사마다 직급, 실적, 경력, 인맥 수 등이 다를 수 있다. 하지만 동일하게 주어진 것이 있으니 바로 시간이다. 하루 24시간, 일주일 168시간이 똑같이 주어진다. 이 시간을 어떻게 활용하는지에 따라 영업 활동의 승패가 갈린다. 어쩌면 가볍게 생각했던 체력의 낭비, 메모의 습관, 하루의 정리 등이 스마트 기기를 활용해서 조금씩 바뀐다면 보다 여유있는 세일즈 변화를 느낄 수 있을 것이다. 스마트 기기는 무궁무진한 방법으로 활용될 수 있으며 시간을 효율적으로 관리할 수 있도록 도와주는 최고의 도구이다.




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