나만의 오피스를 만드는 첫 걸음 클라우드 서비스

나만의 오피스를 만드는 첫 걸음 클라우드 서비스

클라우드의 모태는 웹하드라고 볼 수 있다. 웹하드란 하나의 아이디를 공유하여 자료를 공유하는 인터넷 서비스다. 이런 웹하드는 USB나 외장하드의 분실을 대비할 수 있으나 스마트 기기 등과 쉽게 연동하지 않아 노트북과 이동형 모뎀이 없으면 외근 지역에서 사용하기 어려웠다. 그리고 지속해서 사용하려면 금전적인 부담이 필요했다. 이런 문제점을 최대한으로 해소한 것이 바로 클라우드다. 클라우드는 많은 양의 자료를 가지고 다니고 일정 변동의 가능성이 높은 설계사에게 꼭 필요한 소프트웨어로서 많은 장점이 있다. 특히 개인적으로 활용하는 것뿐만 아니라 팀 업무 공유에도 유용하다.

클라우드 활용 사례

설계사 A는 상담이 끝난 후 다음 약속 장소를 가기 위해 지하철에 몸을 실었다. 바삐 이동하는 중에 갑자기 팀장에게 전화가 와서 내일 오전에 자리를 비우니 다음주 실적 예상표를 지금 달라고 하는 것이다. 하지만 A는 지금 사무실에 들어갈 수 없으며 설령 갈 수 있다 해도 너무 멀리 떨어져 있어 돌아가려면 상담 약속을 취소해야 했다. 만약 이런 상황이라면 어떻게 대처할까?

팀장에게 양해를 구하고 다음 날 제출하거나 아니면 종이에 써서라도 문방구를 찾아 팩스로 발송해야 할 것이다. 하지만 팀에서 클라우드를 이용하고 있으면 이런 고민을 하지 않아도 된다. A는 지하철 안에서 클라우드에 저장한 실적 예상표 양식을 받아 자신의 실적을 작성해 업로드했다. 팀장은 클라우드를 통해서 팀원들이 업로드한 실적 예상표를 확인하고 정리하여 지점장에게 보고할 수 있었다.

또 다른 사례이다. 모든 일정을 마치고 사무실로 돌아가는 설계사 B에게 한 통의 전화가 걸려왔다. 내일 만나서 O.P를 하기로 한 고객이 급한 업무 때문에 약속을 지금으로 바꾸자는 내용이었다. 하지만 B는 오늘 일정에 필요한 자료와 고객의 정보를 작성하는 양식지만 준비했기 때문에 여분이 없었다. 사무실로 돌아가 다시 가지고 나오기에는 시간이 너무 촉박했다. 그렇다면 다음을 기약해야 할까?

그렇지 않다. B는 클라우드에 저장한 사진이나 MS 오피스 문서를 활용하여 무리없이 상담을 진행할 수 있었다. 덕분에 영업 기회를 놓치지 않았고 며칠 뒤 청약까지 진행했다. 만약 클라우드가 없었다면 고객과 다시 약속을 잡고 일정을 조정하면서 많은 시간을 낭비했을 테지만 클라우드 덕분에 고객은 그가 준비성이 있으며 굉장히 프로다운 사람이라고 평가할 것이다.

∷ 애플에서 개발한 아이클라우드는 스마트폰, 아이패드, PC가 모두 하나로 이루어질 수 있다는 것을 예시로 잘 보여준다 (출처: 애플 공식 사이트)

클라우드의 장점

첫째 스마트 기기와 연동이 매우 편리하다. 클라우드 서비스를 사용하면 PC에서 작업하던 내용을 태블릿 PC, 스마트폰에서도 이어서 할 수 있다. 이처럼 클라우드가 지닌 ‘업무의 지속성’이란 장점은 스마트 기기의 오피스화에서 빠질 수 없는 요소이다. 설계사는 이동 중에 떠오른 생각과 필요한 자료에 대해 메모를 하고 클라우드와 연동한다. 잊어버리고 진행하지 못한 업무가 있어도 클라우드와 연동했다면 PC에서도 내용을 확인할 수 있으니 업무의 진행이 가능하다. 이처럼 업무 진행을 지속할 수 있어 설계사의 시간도 절약된다. 그리고 자료 하나를 만들 때 계획을 메모하지 못했거나 어디서부터 해야 할지 몰라 많은 시간을 낭비했던 적이 있을 것이다. 이럴 때 결국 자료 만드는 것을 포기하고 가지고 있는 자료만 활용하게 되어 자신의 세일즈가 더 이상 변화가 없다며 열등감을 느끼는 설계사들도 많이 있다. 하지만 꾸준한 메모 습관과 클라우드 연동으로 자신의 업무가 발 빠르게 움직이고 풍부하게 발전되고 있다는 것을 느낄 수 있을 것이다.

둘째 팀 영업 활동 시 빠른 진행이 가능하다. 과거에는 팀 단위로 단체 세미나 영업을 진행하면 많은 시간이 소모됐다. 먼저 회의에서 세미나 대상, 장소, 주제, 내용, 발표 등을 정하기 위해 팀원들이 각자 역할을 분담했다. 그러면 대부분 설계사는 이 프로젝트를 위해 평소보다 일정을 느슨하게 잡으며 사무실에 앉아 웹사이트를 통해 정보를 검색하고 오피스 문서를 활용하여 작업했다. 그렇게 완성된 문서를 취합하여 팀장에게 보고해도 끝나지 않는다. 다시 검토와 수정을 위해 회의가 소집되고 참석하지 않은 팀원에게 전화해서 내용을 확인한다. 하지만 클라우드를 이용한다면 이런 불필요한 단계를 과감하게 잘라낼 수 있다. 역할을 분담한 후 고객과의 약속 중간 생기는 여유 시간에 할 수 있다. 클라우드에 업무 진행 사항을 수시로 올리면서 팀원들과 서로 교류하며 참고할 수 있고 웹을 통해 검색한 내용을 링크만 걸어두면 언제든지 확인할 수 있다. 보고가 완료되면 팀장이 확인해서 수정 사안만 다시 클라우드에 올리면 된다. 확정된 업무는 간단한 회의로 마무리한 후 세미나 영업을 진행할 수 있다. 클라우드를 통한 팀 업무 진행으로 중간에 발생하는 견해 차, 불필요한 논쟁을 피할 수 있으며 굳이 세미나 영업이 아니어도 다양한 업무에 적용해 활용할 수 있다.

셋째 USB와 외장하드의 분실 염려가 줄어든다. 모 설계사가 있다. USB를 자주 잃어버려 모든 자료는 언제나 컴퓨터에 저장해 두었고 인터넷 뱅킹은 아예 포기해버렸다. 그러다 보니 몇만 원을 입금하기 위해 은행을 찾아다녔고 미처 자료를 챙기지 못해 사무실로 다시 돌아왔다가 나가기를 여러 번 반복해야 했다. 체력의 급격한 소모는 물론이고 황금 같은 시간을 길거리에 버리고 있었다. 그제야 상황을 알게 된 필자가 곧장 클라우드를 PC에 설치해주었고 게임 용도로만 사용하던 스마트폰에도 같은 클라우드 애플리케이션을 설치했다. 영업에 활용할 문서를 클라우드에 모두 저장하고 스마트폰으로 실행하니 놀라움을 감추지 못했다. 그리고 은행 방문 없이도 가능한 스마트폰 뱅킹도 알려주었다. 지금 그 설계사는 USB는 공인 인증서를 저장하는 용도로만 활용하고 있으며 가지고 다니지 않는다. 클라우드를 활용하는 많은 사람이 더 이상 USB를 찾지 않고 꼭 필요하거나 만약을 대비한 자료, 프로그램들만 외장하드에 담아두고 보관한다. 그리고 USB가 평균 2만 원의 가격인데 클라우드를 이용하면 이 비용마저 고스란히 절약할 수 있다.

클라우드를 활용한 자료 제작

자료를 만들고자 주제를 선정하고 계획했다면 스마트 기기로 웹사이트에 접속하여 참고할 만한 자료와 이미지를 클라우드에 저장한다. 기존 자료에서 활용되거나 참고하고 싶은 내용도 메모한다. 중간에 생기는 여유 시간에는 카페에서 태블릿 PC로 작업한다.

완성된 자료는 팀장이나 선배 설계사들에게 검토를 받아서 활용한다. 보통 신입 설계사의 경우 연습삼아 지인인 가망 고객에게 설계사가 스크립트를 자연스럽게 익힐 수 있도록 하는 R.PRole-Playing를 유도한다. 동료 설계사와 따로 시간을 잡아 연습하지 않고 친분이 있는 고객을 통해 더욱 효과적인 연습을 할 수 있다. 이때 설계사의 자투리 시간은 매우 유용하게 활용되어 최적의 컨디션으로 활동할 수 있는 기반이 생기게 된다.

<스마트 세일즈>중에서.김종욱,이연주.e비즈북스.8월 출간

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스마트 세일즈

저자

김종욱 지음

출판사

e비즈북스 | 2012-08-10 출간

카테고리

경제/경영

책소개

스마트폰과 아이패드가 있다면 언제 어디서나 업무가 가능한 스마트...

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