(30회) 장부! 장부! 장부! (2)

 이제 장부가 얼마나 중요한지 이해하였을 것이다. 그렇다면 장부의 종류는 어떠하며 인터넷 쇼핑몰을 할 때 선택할 수 있는 장부의 기준이 무엇일까? 장부는 업종별로 천차만별이다. 비디오 가게에서 사용하는 장부, 대형마트에서 사용하는 장부, 의류 업체에서 사용하는 장부, 화장품 업체에서 사용하는 장부 등 이 모든 장부들이 다 다르다. 각 업종의 유통 구조마다 특화하기 때문에 각 업종별로 서로 다른 장부를 사용하는 것이다. 그렇다면 그러한 도매상들이 아니라 쇼핑몰, 즉 소매상들에게 필요한 장부는 어떤 것이 좋을까?

먼저 쇼핑몰은 소매의 특성상 매입보다는 매출이 많다. 짧은 시간에 타이핑으로 매출처 등록이 쉬워야 한다. 몇몇 장부들은 거래처 등록 메뉴가 따로 있고, 매출 상품 등록 메뉴가 따로 있다. 그렇게 되면 매출 하나만 장부에 기록을 하는데도 상당한 시간이 걸리기 때문에 하루에 수십, 수백 건의 매출을 등록할 때쯤이면 장부를 치는 데만 하루가 부족하다.

장부상의 상품 등록도 편해야 한다. 마찬가지로 상품 등록이 번거롭다면 쇼핑몰 특성에 맞지 않는다. 대부분의 쇼핑몰의 소비자들은 물건을 종류별로 구매를 하기에 쇼핑몰 운영자도 매입을 종류별로 할 경우가 있다. 이럴 때마다 상품 등록이 어렵거나 번거롭다면 다양한 상품에 대한 처리가 불가능하다.

검색 기능이 좋아야 한다. 쇼핑몰에서도 구매한 물건의 내역이 나온다. 하지만 만약 A라는 사람이 B라는 물건을 주문했다가, 배송하기 전에 전화가 와서 C라는 같은 가격의 물건으로 교체해 달라고 하였다. 쇼핑몰 관리자 페이지에도 미처 기록을 하지 못하였다면, 쇼핑몰 관리자 페이지의 주문 내역만 보고 A라는 사람은 B라는 물건을 주문했다고 생각할 것이다. 나중에 A라는 사람이 자신은 C를 사갔다고 하는데, 쇼핑몰 주문 내역만 보고 아니라고만 할 수도 없다. 또한 영수증도 없이 무조건 당신네서 구매를 했다고 우기는 소비자가 있다면, 정말 해당 소비자가 실 구매를 했는지 여부를 잘 확인해야 한다. 그렇기에 거래처검색이 용이해야 한다. 여기서 거래처란 소비자와 매입처 모두를 의미한다.

flickr-Duminda Jayasena

재고 내역 확인이 쉽고, 프린트로 출력이 가능해야 한다. 이 재고 내역은 그날 제품을 포장하고 판매를 하는 데 실수가 발생되지 않았는지 점검하는 기준이 된다. 장부를 정확하게 쳤고 포장도 정확하게 하고 배송을 정확하게 하였다면, 현재 보유하고 있는 재고와 장부상의 재고가 일치해야 한다. 만약 다르다면 장부를 잘못 쳤거나, 포장을 잘못하여 배송된 것이다.

 가령 A라는 물건이 10개, B라는 물건이 5개가 장부상의 재고 내역인데, 실 매장의 재고를 확인하여 보니 A라는 물건이 11개, B라는 물건이 4개이다. 장부가 정확하다면 A라는 물건을 보내야 할 사람에게 B라는 물건을 보낸 것이다. 이렇듯 하루를 마감할 때 장부를 이용하여 실수도 정확하게 알고 있어야 한다. 만약에 한 사람에게 A와 B라는 물건이 같이 나가야 하는데, B의 실재고가 남았다고 하자. 그렇다면 B를 하나 덜 포장한 것이다. 나중에 물건이 하나 빠져있다고 전화가 올 것이라고 미리 예측할 수 있게 되는 것이다. 만약 장부와 실재고가 정확한데 한 소비자가 물건이 하나 덜 왔다고 한다. 그렇다면 이것은 쇼핑몰 측의 실수가 아닌 다른 문제이거나 의도인 것이 분명한 것이다. 그저 소비자가 안 왔다고만 했다고 해서 무조건 또 물건을 보낼 순 없지 않은가?

마지막으로 거래처의 외상 현황 열람 및 검색이 쉬워야 한다. 초기에는 현금으로 매입을 한다고 하여도 나중에 외상 거래가 발생하면서부터는 수시로 결제일에 맞추어 거래처 결제 금액을 체크하여야 한다. 그렇기에 거래처의 외상 현황 열람 및 검색이 용이해야 한다.

위 이야기한 사항들을 꼭 숙지하여, 장부 선택을 하는 것이 좋다. 장부는 매일매일 기록하고, 자유자재로 다루어야 한다. 그리고 장부의 기능들은 모두 익히고 사용할 줄 알아야 하는 것이다. 그렇게 익숙해지는 데까지도 시간이 걸린다. 장부를 어렵게 배운 상태에서 마음에 안 들거나 필요한 기능이 없다고 하여, 장사를 하고 있는 중간에 장부를 바꾼다는 것은 매우 어렵다. 못하는 것은 아니지만 다시 바꾼 장부를 자유자재로 다루기까지 많은 시간이 걸리기 때문이다.

 그럼 여기서 여러 업체들이 보편적으로 사용하는 장부 프로그램이 무엇이 있는지를 확인하여 보자. 그나마 많이 사용되는 프로그램들로는 ‘경영박사’, ‘얼마에요’ 등이 있다. 이 두 프로그램들은 90년대부터 사용되어 왔던 복식부기 장부 프로그램들이다. 그 만큼 많은 기능 개선이 있어 새로 제작되는 프로그램들보다는 기능들이 편리하게 이루어져 있다고 할 수 있다.

 그 중 경영박사는 회계 및 세금계산서에 강력한 기능으로 인하여, 경리 경력이 오래된 사람들의 경우 이 경영박사를 사용해 본 사람들이 많을 것이다. 내 거래처의 경우에 새로운 경리 경력자가 자유자재로 다룰 수 있는 장부 프로그램이 경영박사라 하여 그 동안 사용하던 장부 프로그램을 이 경영박사로 바꾼 사례도 있다. 얼마에요의 경우는 저렴한 가격의 제품이나 무료버전도 있지만, 얼마에요 최근 버전을 사용하기 위해서는 얼마에요 프로그램에 규격화 된 용지를 구매해야 하기에 별도의 유지 비용이 든다는 단점이 있다. 두 프로그램 모두 쉐어웨어로도 배포를 하니 딱히 장부 프로그램을 찾지 못한 사람들이라면 두 프로그램을 한 달간 무료로 사용을 해 보고, 본인 업체에 알맞은 장부 프로그램을 선택하는 방법이 좋을 것이다.

<쇼핑몰은 장사수완이다> chapter5 중에서. 허상무著.e비즈북스

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