(13회) 충분한 대비를 하라 (2)

(1편에 이어서)

6. 하루 업무시간표

하루 업무를 총 8시간으로 주문이 들어왔을 때 어떻게 주문을 처리할지, 포장 업무는 언제부터 할지, 택배 집하는 일괄적으로 할지 등 미리 예측하여 대략적인 업무시간을 수립해야 한다. 하루에 주문이 한두 건 들어올지도 모르는데 무슨 업무시간표냐고 반문한다면 절대 안 된다. 예를 들어 보자.

오전 10:00 업무시작.
오전 10:00 ~ 오후 12:00 : 주문 내역 확인 및 택배 송장 출력, 물건 매입
오후 12:00 ~ 오후 13:00 : 점심시간
오후 13:00 ~ 오후 17:00 : 포장 업무
오후 17:00 ~ 오후 18:00 : 택배 집하 및 장부 정리
오후 18:00 ~ 오후 19:00 : 재고확인 및 하루 업무 마감

이렇게 업무시간을 작성하였다 하자, 초반엔 포장 업무에 할애된 시간이 1시부터 5시까지로당연히 많을 것이다. 포장 업무에 시간을 많이 할애하는 이유는 쇼핑몰의 주된 업무가 포장이라 생각하거나, 하루에 얼마나 주문이 들어와 택배물량이 나가는지를 몰라서일 것이다. 그래서 포장 업무시간을 필요 이상으로 할애하는 경우가 생길 수 있다. 그렇게 될 경우 남는 시간을 그냥 보내는 것이 아니고 재수정을 해야 한다. 재수정은 장사를 시작하고 운영하면서 하게 될 것이다.

오후 : 13:00 ~ 오후 14:00 포장 업무
오후 : 14:00 ~ 오후 17:00 세일즈, 홍보 업무

세일즈, 홍보 업무가 추가되었다. 이렇듯 초반부터 시간을 명확하게 세워 업무를 진행하여야 이 시스템이 향후 업체가 성장을 하거나 인원이 늘어나도, 하루 일과를 꿰뚫고 있게 되어 본인이 사장으로서 업무 편성을 하고 인력을 편성하게 되는 것이다. 그리고 남는 시간이 무엇인지, 비효율적으로 편중된 업무가 무엇인지 확인도 되는 것이다. 그저 빈둥빈둥 놀다 주문이 들어오면 그제서야 빠르게 포장하고 카페나 검색하고 훑어보고 한다면 체계도 없고 노는 것도 일하는 것도 아닌 업체가 되는 것이다. 나중에 효율적인 광고라도 적중하여 사람을 급하게 뽑아 업무를 처리해야 할 때 당장 하루하루 매출을 처리하기도 바쁜데, 인력을 어떻게 편성할 것이며, 어떻게 시간을 할애할 것이란 말인가.

 이해하기 쉽도록 내가 전에 일을 했던 F업체의 사례를 들어보자. F업체는 초반엔 매우 영세하게 운영을 하였다. 쇼핑몰을 오픈하고서도 매출액이 없어 매장에 가보면 매장 직원들이 동영상이나 보고, 인터넷 검색이나 하고 그랬다. 그러던 중 조금씩 매출이 늘어나기 시작하였고, 어느 정도 선까지는 막내급의 직원이 처리가 가능하였다. 그러던 중 일부 광고와 이벤트가 큰 효과를 보게 되기 시작하면서 하루에 매출이 급등을 하기 시작한 것이다. (인터넷의 생리이기도 하다.) 막내급 직원으로 처리가 불가능하여 중간급 직원들도 일을 가세하였지만, 물건은 물건대로 잘못 보내고 무엇을 해야 할지 우왕좌왕하며 하루하루를 보내고 겨우겨우 우여곡절 끝에 하루 일과를 마감하였던 것이다. 이러한 날들을 한 달, 두 달여를 지내다 보니 사람들도 지치게 되고 중간급 직원들은 지쳐 손을 놓게 되고 일이 더욱 막내급으로 편중이 되는 현상이 발생되었다. 그나마 막내급 직원 중에 성실한 직원이 있어 유지는 되었지만 내 개인적인 입장에서 보기엔 매출은 많지만 하루하루가 불안하기만 하였다.

 결국 분기 결산을 해 보니, 매출액은 많고 큰데 오히려 비용이 순이익을 갈아먹어 마이너스 성장을 하게 된 것이다. 비용들이란 인원이 갑자기 부족하여 뽑게 된 아르바이트와 물건이 잘못 나가 교체해 준 택배비, 물건 분실 등이 누적되었던 것이다. 제품 하나 팔아서 1만 원의 이익을 봤다고 하자. 그런데 잘못 나가게 되어 왕복 택배비를 부담하였다. 그때 당시엔 택배비가 일률적으로 4000원이었다. 왕복 8000원, 카드로 결제를 하였다면 8000원에 대한 카드 수수료 4%까지 계산한다면 고작해야 1천6백 원 정도 남는 것이다. 이렇게 누적된 적자 금액이 수천만 원에 이르렀다. 말이 좋아 수천이지, 그때의 회사는 주식회사였고 자금도 여유자금이 있었기에 망정이지, 영세한 업체일 경우를 상상해 보라. 감당할 수 있을 것 같은가?

내가 제일 싫어하는 속담이 있다. ‘닥치면 하게 되어 있다.’ ‘이가 없으면 잇몸으로 씹는다.’ 이 말들은 준비성이 없는 한국인의 속성을 대변하는 것이 아닌가 한다. 예측하지 못한 것을 닥쳐서 하게 된다면 물론 어떻게든 처리는 하겠지만 엉뚱하게 처리되고, 원래의 의도나 목적이 아닌 다른 의도나 목적으로 처리가 될 것이다. 그렇다면 이익을 내기 위한 장사가 아닌 손해가 나는 장사가 될 것이다. 그것이 제대로 한 것이라 볼 수 있는가? 이가 없어서 잇몸으로 씹다 보면 잇몸이 훼손되고 자랄 이도 안 자라게 되는 것 아닌가?

7. 세무회계

 이것은 계속 틈틈이 공부하고 공부해야 한다. 하지만 제일 중요한 것은 세무 문제가 터지면 택배 사고나 분실, 인력 문제 등과 절대 비교할 수 없을 정도로 큰 문제가 된다는 것이다.
쇼핑몰을 창업하면서 이 세무적인 문제만큼은 이상하리만큼 준비가 안 된 상태로 시작하는 사람들이 많다. 이 세무적인 문제가 얼마나 무서운지 한 가지 예를 들자. 당신이 2000년도에 부가세 신고를 하였는데, A라는 거래처에서 5천만 원어치 물건을 현금으로 구매를 하고, 세금계산서를 받아 매입신고를 하였다. 그리고 잘 지내던 중에, 5년이란 시간이 흘러 2000년도 당시 A라는 거래처에서 받은 매입 세금계산서가 실제 거래사실인지 여부를 소명하라는 요청서가 날아왔다. 세무서에 가서 사실이라고 한다고 끝날 것 같은가? 제일 중요한 것은 실거래한 사실이다. 그 매입 세금계산서가 실제로 물건을 구매하고 지불하고 받은 것인지를 확인하는 것이다. 증거가 없다. 제일 좋은 것은 통장거래내역인데, 현금으로 대금결제를 하였다면 현금결제는 증거가 남지를 않는다. 그렇다고 그때 당시의 당사자를 찾아가 거래가 사실이라는 내역에 서명이라도 받아다 제출할 것인가? 그것도 아니다.

 이는 장사를 오래한 업체들이나 과거에 업체들에게 최근에 종종 발생하는 문제들이다. 예전엔 물건 대금을 대부분 현찰로 주었으며, 이 현찰은 증거가 되지 않는다. 또한 A라는 업체가 자료거래상(실거래 없이 거래사실 자료, 세금계산서만 팔고 사는 업체)으로 고발을 당한 상태라면 문제는 더 심각해진다. A로부터 발행된 세금계산서 모두를 추적하여 해당 업체들에게 일괄적으로 소명하라고 요청을 하는 것이다. 소명을 제대로 하지 않으면, 불법거래라 하여, 추징금 및 그에 상응하는 세금을 내게 된다. 매입 세금계산서와 같은 경우엔 부가세를 줄일 수 있는 거래이므로 특히나 민감하며, 소명하지 못하거나 불법거래로 판명이 되면 해당 금액만큼 순이익으로 보고 일단 부가세를 다시 내야 한다. 5천만 원을 순이익으로 본다면 그에 상응하는 부가세는 10%로 해서 500만 원이다. 또한 불성실하게 세금을 납부했다 하여, 가산세까지 붙게 된다. 이 얼마나 무지에서 오는 위험 요소가 되는가, 그저 영수증과 세금계산서만 차곡차곡 모아 매 부가세 확정일에 맞추어 신고만 하면 되는 것인가? 절대 그렇지 않다. 미리 사전에 이러한 내용을 충분히 예측하여 위험을 관리해야만 한다.

 더 자세한 내용은 어떻게 확인이 가능할까? 경험자들에게 물어보는 것만큼 좋은 것은 없지만 이 세무적인 부분에서는 위에 말한 대로 제일 중요한 사안이 몇 가지 있다. 그것만 명심하면 된다.

1) 거래액수가 100만 원 이상일 경우 가급적 통장으로 이체를 하라.

2) 매출집계는 절대 허위로 신고해서는 안 된다. 매출집계는 대부분 PG사를 통한 카드 결제와 통장이체를 들 수 있는데, 100% 정확하게 집계를 해야 하며, 누락을 위한 현금영수증 발행 거부, 세금계산서 발행 거부 등을 하지 않아야 한다.

3) 주 매입 거래처는 가급적 통장으로 결제를 해 주고 정 안 된다면, 부가세 분기 **에 몇 차례는 꼭 통장으로 결제를 해 주어라.

4) 장부를 꼭 사용하며, 장부의 데이터는 10년 이상 보관한다고 생각하라. 그리고 장부에서는 꼭 거래처 결제가 통장으로 처리되었는지, 현금으로 처리되었는지 확인이 가능하여야 한다.

5) 세금계산서를 발행할 경우 절대 허위로 발행을 해서도 안 되고, 주문 금액과 발행 금액이 맞는지, 재차 확인하자. 0하나 더 치게 되면 문제가 커진다. 1백만 원짜리 세금계산서에 1천만 원으로 매출을 끊게 되면 9백만 원이 마진이 되어 버린다.

위 몇 가지 항목만 꼭 명심하자.

돈거래에 있어서 통장 거래 내역은 확실한 증거

 위 충분한 대비를 위한 7가지 항목을 보면서 의문점을 가지고 계신 분도 있을 것이다. ‘도메인 등록, 홈페이지 임대 방법, 물건 매입 방법, 사업자를 내는 방법이 더 현실적이지 않은가?’하는 의문을 가지고 계신 분들도 있을 것이다.
 하지만 내가 전달하고자 하는 것은 그러한 작은 업무가 아닌 장기적으로 위험을 관리하면서 쇼핑몰을 운영할 수 있는 장사 수완적인 측면에서 충분한 준비를 하라는 것이다. 위 세부적인 내용들은 다음 Chapter에서 더욱 구체적이고 추가적으로 다루겠지만, 홈페이지 임대 방법, 도메인 등록 방법, 사업자 내는 방법, 물건 매입 방법 등은 절대로 쇼핑몰 운영자를 위험에 빠트리는 사안이 아니다. 몰라서 못하는 것일 뿐 알고 나면 아주 쉽고 일도 아닌 것들이다. 그리고 작은 노력으로도 쉽게 알 수 있는 것들이다. 하지만 내가 재차 강조하는 것은 쇼핑몰을 운영함에 있어 근간을 뒤흔들 위험 요소들을 미리 예측하고 초반부터 관리하라는 것이다.

 다시 한번 말씀 드린다면 쇼핑몰은 초반에 반짝하고 해 놓으면 자연적으로 생계를 유지시켜주는 도구가 아니다. 항상 변화에 대처하고 능동적으로 움직이는 사업과 같은 것이다. 그 변화에 능동적으로 대처를 할 수 있는 힘이 바로 장사 수완이다. 이것은 몇 번을 강조해도 지나치지 않는다.

<쇼핑몰은 장사수완이다> chapter3 중에서. 허상무著.e비즈북스

[매출두배 내쇼핑몰] 시리즈 13 쇼핑몰은 장사수완이다 기초가 튼튼한 쇼핑몰 만드는법 ☞Yes24 책소개 페이지